Sanot, että kysymykset ovat tervetulleita. Sitten joku nostaa huolen esiin, ja kokous jatkuu ilman, että siihen reagoidaan. Sanot, että laatu on tärkeä, mutta kehut vain nopeutta. Nämä pienet ristiriidat muuttuvat tiedoksi. Johtajuus ei ole pelkästään viestin takana oleva aikomus. Se on kaava, jonka ihmiset voivat perustellusti päätellä teoistasi.
Tee odotukset näkyviksi ennen suorituksen arviointia
Merkityksellisen tehtävän kohdalla selvitä tavoiteltu lopputulos, laatuvaatimus, aikataulu ja päätöksentekijä. Varmista ymmärrys pyytämällä kollegaa kuvaamaan lähestymistapansa, älä kysymällä: ”Onko tämä selvä?” Jälkimmäinen voi tehdä samaa mieltä olemisesta helpompaa kuin epävarmuuden myöntämisestä, erityisesti valtasuhteiden yli.
Kerro, mitkä rajoitteet ovat ehdottomia ja mistä voidaan keskustella. Jos määräaika muuttuu, nimeä, mikä muuttui ja mikä kompromissi siitä seuraa. Jos vaatimustasoa muutetaan hiljaa työn alettua, ihmiset joutuvat arvailemaan mieltymyksiäsi sen sijaan, että tekisivät tehtävän. Lyhyt yhteinen muistio voi estää turhan uudelleentyön.
Vastaa huonoihin uutisiin tavalla, jonka voit toistaa
Kun joku ilmoittaa virheestä, ensimmäinen vastauksesi muokkaa seuraavaa ilmoitusta. Aloita siitä, mitä on suojeltava: asiakkaat, kollegat, tiedot tai turvallisuus. Kysy, mitä tiedetään, mikä on yhä epävarmaa ja keitä on otettava mukaan. Säästä vastuukysymysten arviointi, kunnes välittömät tosiasiat ovat selvempiä.
Amy Edmondsonin tutkimus psykologisesta turvallisuudesta koskee sitä, uskaltavatko ihmiset ottaa henkilökohtaisia riskejä, kuten kysyä kysymyksiä tai myöntää virheen. Se ei tarkoita, että jokainen valinta on hyväksyttävä. Tiimi voi tutkia asiat oikeudenmukaisesti, oppia järjestelmän heikkouksista ja pitää ihmiset vastuussa tahallisesta väärinkäytöksestä.
”Miten saatoit antaa tämän tapahtua?”
”Kiitos, että nostit tämän esiin. Mihin tämä vaikuttaa, ja mihin pitää puuttua ensin?”
Suunnittele osallistuminen sen sijaan, että palkitsisit määrän
Lähetä kysymys tai päätös etukäteen, kun se on mahdollista. Anna ihmisille aikaa miettiä ja tarjoa kirjallinen tapa antaa panos. Kokouksessa huomaa keskeytykset ja se, kenen ajatuksia kuullaan. Kutsu osallistumaan niin, ettei ketään aseteta yllättäen kiusalliseen tilanteeseen: ”Haluatko lisätä jotain nyt, vai lähetätkö muistion jälkeenpäin?”
Älä oleta, että hiljaisuus tarkoittaa sopimista, heikkoa luottamusta tai ideoiden puutetta. Kieli, hierarkia, saavutettavuus ja aiempi kokemus vaikuttavat kaikki osallistumiseen. Jos tiimi tarvitsee päätöksen, tiivistä vaihtoehdot ja kysy nimenomaisesti riskejä tai puuttuvaa tietoa. Kerro selvästi, onko kokous kuulemista, keskustelua vai lopullista valintaa varten.
Tee kahden kesken käytävistä keskusteluista hyödyllisiä molemmille
Kahden kesken käytävän keskustelun pitäisi olla enemmän kuin tilannekatsaus, jonka jaettu seuranta voisi antaa. Varaa tilaa prioriteeteille, esteille, palautteelle, työsuhteille ja kehittymiselle. Kysy, mikä tekisi keskustelusta kollegalle hyödyllisen. Jotkin asiat vaativat valmistautumista tai toista tukikanavaa, joten kaikkea huolta ei kannata käsitellä paikan päällä.
Pidä muistiinpanot kohtuullisina ja noudata organisaation tietosuojavaatimuksia. Kirjaa sovitut toimet sen sijaan, että kirjaisit arvauksia persoonallisuudesta. Jos lupaat selvittää jumissa olevan päätöksen, palaa vastauksen tai rehellisen tilannepäivityksen kanssa. ”En ole vielä ratkaissut sitä, tässä on seuraava askel” on luotettavampaa kuin katoaminen.
Jaa mahdollisuudet yhtä huolellisesti kuin kehut
Katso näkyvän työn kohdalla pidemmälle kuin se, kuka ilmoittautuu ensimmäisenä. Haastavat tehtävät, asiakaskontaktit ja oppimismahdollisuudet kasautuvat helposti niille, jotka ovat sinulle jo tuttuja. Kysy, mitä kukin haluaa kehittää ja mikä tuki tekisi haasteesta oikeudenmukaisen. Yhdenvertainen kohtelu ei aina tarkoita samanlaisia tehtäviä.
Selitä valintakriteerit tarvittaessa ja tarkista mallit ajan myötä. Ole valppaana kollegan suhteen, joka hoitaa olennaisen koordinoinnin mutta saa vähän kehitysarvostelua. Sponsorointi ja tunnustaminen eivät saa riippua sosiaalisesta samankaltaisuudesta tai pääsystä epävirallisiin keskusteluihin työajan ulkopuolella.
Korjaa omat virheesi selvästi
Johtajan anteeksipyyntö voi olla lyhyt ja konkreettinen: ”Muutin työtehtävän kuvausta kertomatta sinulle ja arvostelin sen jälkeen tulosta. Se oli epäreilua. Vahvistamme muutokset jatkossa yhteisessä asiakirjassa.” Nimeä toimesi, myönnä sen vaikutus ja kuvaa muutos. Vältä vaatimasta tiimiä rauhoittelemaan sinua.
Kun et voi jakaa kaikkea taustatietoa, kerro selvästi rajasta käyttämättä sitä lopettaaksesi jokaisen kysymyksen. ”En voi keskustella henkilöstöasioiden yksityiskohdista, mutta voin selittää prosessin ja sen, keneen ottaa yhteyttä” on hyödyllinen raja. Älä koskaan luvaa salassapitoa, jos käytännöt tai turvallisuusvelvoitteet voivat edellyttää muiden mukaan ottamista.
Mitä lupausta sain päätökseen? Kenen panos jäi huomaamatta? Mitä reaktioni vaikeaan hetkeen opetti tiimille?
Käytä rutiineja ilman, että niistä tulee byrokratiaa
Valitse muutama rutiini, joka ratkaisee todellisen ongelman: päätösmuistio, vuoronvaihtolista tai lyhyt työkuormakatsaus. Kysy niiltä, jotka niitä käyttävät, vähentävätkö ne sekaannusta. Poista päällekkäinen raportointi äläkä kerää tietoa vain siksi, että se on mitattavissa. Rutiini ansaitsee paikkansa, kun se tekee työstä selkeämpää tai turvallisempaa.
W. Edwards Demingin järjestelmäajattelu muistuttaa hyödyllisesti, että suoritukseen vaikuttaa se, miten työ on järjestetty. Stephen M. R. Coveyn The Speed of Trust ja Edgar Scheinin Humble Inquiry tarjoavat lisänäkökulmia luotettavuuteen ja kysymiseen. Mikään niistä ei korvaa tietoa omasta tiimistäsi.
Tunne roolisi rajat
Viralliset valitukset, terveydelliset huolet, kurinpitoasiat ja lakisääteiset velvoitteet vaativat asianmukaisia käytäntöjä ja pätevää tukea. Ota ajoissa yhteyttä vastuullisiin henkilöihin, säilytä olennaiset tiedot lainmukaisesti äläkä tutki asioita toimivaltasi ulkopuolella. Tarvittaessa CIPD:n ja International Labour Organization:n materiaalit voivat antaa laajempaa taustaa, mutta paikalliset vaatimukset ratkaisevat aina.
